Kurzbeschreibung:

• Dieser Anwendungsfall beschreibt das Erstellen eines Aktenplans durch einen Domänenadministrator.

Akteure:

• DA

Auslöser:

• Für ein neues Referat/einen neuen Eigenbetrieb wird ein neuer Mandant angelegt.

Vorbedingung:

• Im Mandanten ist noch kein Aktenplan vorhanden.

Ergebnis:

• Der Aktenplan ist erstellt.

Szenario Oberfläche:

• Der Benutzer klickt auf "Neu".
• Er wählt die Objektklasse "Aktenplan" aus.
• Er gibt eine Bezeichung ein.
• Er klickt auf "Weiter".

Bemerkungen:

• Das Anlegen von Aktenplänen ist auch für Fachadministratoren und Schriftgutverwalter möglich, soll aber nicht praktiziert werden.
• Die Vorbedingung ist fachlicher Natur, wird aber technisch aktuell nicht überprüft.

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte den Aktenplan einsehen.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan ist in der Software hinterlegt.

Ergebnis:

• Der Aktenplan wird dem Benutzer angezeigt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf "Aktenpläne".
• Es werden nun die hinterlegten Aktenpläne angezeigt, die vom Benutzer durchsucht werden können.

Szenario Oberfläche Aktenpläne

• Der Benutzer klickt auf das Widget Aktenpläne.
• Es werden nun die hinterlegten Aktenpläne angezeigt, die vom Benutzer durchsucht werden können.

Szenario Oberfläche Menübaum:

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Die geänderten Eigenschaften sind übernommen.

Szenario Oberfläche:

• Der Benutzer klickt Kontextmenü eines Aktenplans auf Eigenschaften.
• Er klickt auf "Bearbeiten".
• Er ändert die benötigten Eigenschaften.
• Er klickt auf "Weiter".

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

DA, (FA), (SGV)

Auslöser:

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Der Aktenplan liegt im globalen Papierkorb.

Szenario Oberfläche:

• Der Benzutzer markiert ein Objekt der Klassen "Aktenplan".
• Er klickt im Menü "Datei" auf "Löschen".
• Er klickt bei Objekt Löschen auf "Ja".

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Die GDA hat eine neue Version des Einheitsaktenplans herausgegeben.
• Die LHM hat eine stadtweite Fortschreibung des Einheitsaktenplans beschlossen.
• Eine von einem Referat angemeldetete mandanteninterne Ableitung wurde genehmigt.

Vorbedingung:

• Der übergeordnete Aktenplaneintrag enthält keine Schriftgutobjekte.
• Der übergeordnete Aktenplaneintrag ist nicht vom Typ Betreffseinheit.
• Der Benutzer verfügt über die notwendigen Berechtigungen.

Ergebnis:

• Der Einheitsaktenplan entspricht dem von der fachlich verantwortlichen Stellen vorgegebenen Stand.
• Die Transfer- und Aufbewahrungsfrist sind 10 Jahre.
• Die Aussonderungsart ist "B".

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

Szenario Oberfläche Aktenpläne:

1. Der Benutzer klickt in einem Aktenplaneintrag des Aktenplaneintragstyp "Haupt-/Ober-/Unter-Gruppe" auf "Neu".
2. Er gibt ein Aktenplankennzeichen ein.
3. Er wählt einen Aktenplaneintragstyp aus.
4. Er klickt optional auf "Sicherheitseinstellungen".
5. Er wählt optional eine "Zugriffsdefinition für untergeordnete Akten" aus.
6. Er fügt optional Benutzer bzw Gruppen mit Änderungs-/Leseberechtigungen für untergeordnete Akten" hinzu.
7. Er klickt optional auf "Fachdaten".
8. Er fügt optional "Erlaubte Begriffe" hinzu.
9. Er fügt optional "Initialisierungswerte für Fachdaten" hinzu.
10. Er fügt optional "Pflichtanwendungsdaten" hinzu.
11. Er klickt optional auf "Initialisierungen".
12. Er fügt optional "Musterprozesse" hinzu.
13. Er wählt optional einen Standardprozess aus.
14. Er klickt auf "Weiter"

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call CreateSubjectAreaUnitGI auf. 
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des  übergeordneten Aktenplaneintrags *
  • Aktenplankennzeichen ( COOELAK@1.1001:basenr ) der  Betreffseinheit*
  • Ableitung (DEPRECONFIG@15.1001:subjare aspecreference)
  • Kurzbezeichnung  (COOELAK@1.1001:shortterm)
  • Transferfrist (ELAKGOV@1.1001:subjarchives ch edule)
  • Aufbewahrungsfrist   (ELAKGOV@1.1001:subjschedule)
  • Aussonderungsart   (ELAKGOV@1.1001:subjdispstate)
  • Zugriffsdefinition für unte rgeordnete  Akten (COOELAK@1.1001:fileaccessdefin ition)
• Die E-Akte antwortet mit CreateSubjectAreaUnitGI Response.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der  Betreffseinheit
  • Objektname des Objekts

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

• Enthält der übergeordnete Aktenplaneintrag bereits Akten sind diese umzuziehen.
• Mit diesem Anwendungsfall dürfen nicht die Aussonderungsinformationen bearbeitet werden!

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Benutzer tritt der Fall ein, dass die Person einen Aktenplaneintrag sucht, bspw. beim Wunsch nach Anlegen eines neuen Vorgangs.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan mit Einträgen ist vorhanden.
• Der Benutzer verfügt über die notwendigen Leserechte.

Ergebnis:

• Alle Aktenplaneinträge, die den Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

Szenario Oberfläche:

1. Der Benutzer klickt auf "Suchen".
2. Er wählt die Objektklasse "Aktenplaneintrag" aus.
3. Er klickt auf "Weiter".
4. Er gibt Suchkriterien ein.
5. Er klickt "Suche starten".

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte Informationen zum Aktenplan erhalten, z.B. über den Ersteller oder die Versionierung.
• Der Benutzer möchte Informationen zur Sicherheit des Aktenplans erhalten.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan ist in der E-Akte-Software vorhanden.
• Der Benutzer verfügt über Leserechte.

Ergebnis:

• Die Eigenschaften des Aktenplans werden angezeigt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch mit einem Rechtsklick auf den betreffenden Aktenplan.
• Linksklick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Oberfläche Aktenpläne:

• Der Benutzer klickt auf das Widget Aktenpläne und dann mit einem Rechtsklick auf den betreffenden Aktenplan.
• Linksklick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call "ReadApentryGI" auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt-ID (COO-Adresse) des Objekts *
• Die E-Akte antwortet mit ReadApentryGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • Liste der Objektadressen der untergeordneten  Aktenplan einträge

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Die GDA hat eine neue Version des Einheitsaktenplans herausgegeben.
• Die LHM hat eine stadtweite Fortschreibung des Einheitsaktenplans beschlossen.
• Eine von einem Referat angemeldetete mandanteninterne Ableitung wurde genehmigt.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan ist in der E-Akte-Software vorhanden.
• Der Benutzer verfügt über die notwendigen Berechtigungen.

Ergebnis:

• Der Einheitsaktenplan entspricht dem von der fachlich verantwortlichen Stellen vorgegebenen Stand.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

1. Der Benutzer klickt im Kontextmenü eines Aktenplans auf "Eigenschaften".
2. Er klickt auf "Bearbeiten".
3. Er ändert die benötigten Eigenschaften".
4. Er klickt auf "Weiter".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call UpdateSubjectAreaGI auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des  übergeordneten Aktenplaneintrags *
  • Aktenplaneintragstyp –   folgende Werte sind möglich: Hauptgruppe, Obergruppe, Gruppe, Untergruppe, Betreffseinheit*
• Die E-Akte antwortet mit UpdateSubjectAreaGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung

Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

• MIt diesem Anwendungsfall dürfen nicht die Aussonderungsinformationen bearbeitet werden!

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte Inhalte von Aktenplaneinträgen sehen.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan ist vorhanden.
• Der Benutzter verfügt über die notwendigen Leserechte.

Ergebnis:

• Die Inhalte des Aktenplaneintrags ist sichtbar.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Klick im Widget Schreibtisch auf den betreffenden Aktenplan.
• Navigation bis zum gewünschten Aktenplaneintrag.
• Klick auf Aktenplaneintrag zeigt Inhalte an.

Szenario Oberfläche Aktenpläne:

• Klick auf das Widget "Aktenpläne"
• Klick auf den betreffenden Aktenplan.
• Navigation bis zum gewünschten Aktenplaneintrag.
• Klick auf Aktenplaneintrag zeigt Inhalte an.

Szenario Schnittstelle Gruppen:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call ReadApEntry oder
  • REST-Call GET /apentries/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • COO - Adresse des  Aktenplan kennzeichen *

• Die E-Akte antwortet mit ReadSubjectAreaGIObjectsResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
  • Liste  der nachgeordneten Aktenplaneinträge
    

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Szenario Schnittstelle Betreffseinheit:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call ReadSubjectAreaGIObjects oder
  • REST-Call GET /subjectAreas/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • COO - Adresse des  Aktenplan kennzeichen *
  • Status der darunterliegenden  Objekte
  • Bearbeitungsstatus der  darunterliegenden Objekte

• Die E-Akte antwortet mit ReadSubjectAreaGIObjectsResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
  • Liste  der Sachakte n des Aktenplan eintrags abrufen (siehe GIObjectType )

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Szenario SchnittstelleBetreffseinheit:

• Das FV ruft den Call ReadSubjectAreaGIObjectsMetaData auf.
• Parameter Eingabe:
  • COO - Adresse des  Aktenplan kennzeichen *
  • Status der darunterliegenden  Objekte
  • Bearbeitungsstatus  der  darunterliegenden Objekte

• Die E-Akte antwortet mit ReadSubjectAreaGIObjectsMetaDataResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
  • Liste der Sachakte n mit Metadaten eines Aktenplan eintrags auslesen  (siehe BusinessObjectType )

Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Die GDA hat eine neue Version des Einheitsaktenplans herausgegeben.
• Die LHM hat eine stadtweite Fortschreibung des Einheitsaktenplans beschlossen.
• Eine mandanteninterne Ableitung wird nicht mehr benötigt.

Vorbedingung:

• Der Aktenplaneintrag enthält keine Schriftgutobjekte.
• Der Benutzer, der den Aktenplaneintrag löschen möchte, hat die erforderliche Berechtigung.

Ergebnis:

• Der Aktenplaneintrag liegt im globalen Papierkorb.
• Der Einheitsaktenplan entspricht dem von der fachlich verantwortlichen Stellen vorgegebenen Stand.

Szenario Oberfläche:

1. Der Benutzer markiert einen Aktenplaneintrag.
2. Er klickt im Menü "Datei" auf "Löschen".
3. Er klickt auf "Ja".

Bemerkungen:

• MIt diesem Anwendungsfall dürfen nicht die Aussonderungsinformationen bearbeitet werden!

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Neben dem 4-stufigen Aussonderungsverfahren können Behörde und Archiv das 2-stufige Aussonderungsverfahren vereinbaren. In diesem Fall führt das Archiv eine Vorbewertung des Schriftguts auf Ebene des Aktenplans durch. Hierzu werden Leserechte auf die Metadaten der enthaltenen Schriftgutobjekte benötigt sowie das Recht, die Aussonderungsinformationen auf dem Aktenplaneintrag zu ändern.

Akteure:

Auslöser:

• Das Stadtarchiv möchte eine Vorbewertung für das 2-/4-stufige Aussonderungsverfahren auf Ebene Aktenplan durchführen.

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Auf dem Aktenplaneintrag ist dokumentiert, dass die Schriftgutobjekte vorbewertet wurden.
• Als Aussonderungsart der Schriftgutobjekte ist einer der folgenden Werte festgelegt: "A - Archivwürdig"; "V - Vernichten"; "B - Bewerten".

Hauptszenario:

Änderung der Aussonderungsinformationen eines Mandanten

• Das Archiv öffnet den Aktenplan eines Mandanten
• Das Archiv öffnet eine Betreffseinheit
• Das Archiv ändert die Aussonderungsinformationen
• Das System vererbt die Aussonderungsart auf darunterliegende Schriftgutobjekte

Regeln für Vererbung:

• Eine Vorbewertung mit "A" oder "V" ist nur möglich, wenn unter der Betreffseinheit noch keine vorbewerteten Schriftgutobjekte liegen, die mit "A" oder "V" bewertet sind.
• Das System vererbt die Aussonderungsart auf darunterliegende Schriftgutobjekte, wenn diese die Aussonderungsart "B" haben. Wenn Aussonderungsart "A" oder "V" ist wird nicht vererbt.
• Es wird auf Schriftgut mit den Statuswerten "in Bearbeitung", "abgeschlossen", "in Aufbewahrung" vererbt. Auf Schriftgut mit den Statuswerten "angeboten", "weggelegt" usw wird nicht vererbt.

Alternativszenarien:

Änderung der Aussonderungsinformationen in allen Mandanten

• Das Archiv startet eine Suchanfrage nach Aktenplaneinträgen
• Das Archiv sucht nach den zu ändernden Aktenplaneinträgen
• Das Archiv ändert über Gemeinsame Eigenschaften die Aussonderungsinformationen

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte einen Aktenplaneintrag sperren.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplaneintrag ist vorhanden und nicht gesperrt.
• Der Benutzer hat die Berechtigung, den Aktenplaneintrag zu sperren.

Ergebnis:

• Der Aktenplaneintrag ist gesperrt.

• Der Benutzer klickt im Kontextmenü eines Aktenplaneintrags auf "Unterschriften" →Der Benutzer klickt im Kontextmenü eines Aktenplaneintrags auf "Unterschriften" →
  "Objekt sperren"."Objekt sperren".
• Er gibt optional eine Bemerkung ein.Er gibt optional eine Bemerkung ein.
• Er klickt auf "Objekt sperren".Er klickt auf "Objekt sperren".

• Das FV ruft den Call SetSignatureObjectGI auf.Das FV ruft den Call SetSignatureObjectGI auf.
• Parameter Eingabe:Parameter Eingabe:
  • ObjektObjekt
    --
    ID (COOID (COO
    --
    Adresse) desAdresse) des
    ObjektsObjekts
    **
  • COOCOO
    --
    AdresseAdresse
    der Unterschriftenartder Unterschriftenart
    **
  • Bemerkung zur UnterschriftBemerkung zur Unterschrift
     
• Die E-Akte antwortet mit SetSignatureObjectGIResponse.Die E-Akte antwortet mit SetSignatureObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:Parameter Ausgabe:
  • Status der AnfrageStatus der Anfrage
    **
  • FehlermeldungFehlermeldung

• Details siehe:Details siehe:
  MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für FachanwendungenMUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Ein Benutzer möchte Aufbewahrungsdauer und/oder Ende der Aufbewahrung ändern.

Vorbedingung:

• Es ist eine Akte vorhanden, in der die Aussonderung geändert werden soll.
• Der Benutzer hat die Berechtigung dafür, Regeln zur Aussonderung zu ändern.

Ergebnis:

• Die gewünschte Regel zur Aussonderung einer Akte wird geändert.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

1. Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch mit einem Rechtsklick auf die betreffende Akte.
2. Linksklick auf "Eigenschaften".
3. Auswahl/Linksklick auf die Kategorie "Aussonderung".
4. Klick unten rechts auf "Bearbeiten".
5. Eintrag bzw. Änderung der Aussonderung in der Maske.
6. Nach Bearbeitung Klick auf "Übernehmen".

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

gibt es nicht,
das Feld ist normalerweise leer, 
denn Fabasoft eAkte DMS berechnet das Datum  automatisiert beim zA Setzen
aus der Aufbewahrungsfrist (Abb Feld 2)

1. der Wert ist vorkonfigurierbar im Aktenplan-Knoten, von wo erauf die Akte automatisiert vererbtwird
2. der Wert kann interaktiv direkt konfiguriert werden auf verschiedene Objekt-Ebenen: Aktenplan-Knoten, Akte, Vorgang
3. der Wertkann explizit über den SST Call UpdateFileGI
   gesetzt werden auf Akte oder Vorgang
4. der fest vor-definierte Wertebereich ist der Fabasoft SOAP-Spec zu entnehmen (Kap 4.3 UpdateFileGI, Kap 5.3 UpdateProcedureGI)
5. Standard Wert ist i.d.R 10 Jahre
6. Achtung:  seitens Fabasoft DMS wird nicht auf den nächsten Jahreswechsel „aufgerundet“

Abb Feld 3  "Aufbewahrung.vorgesehen"

Abb Feld 1  "Transfer.Transferfrist"
Abb Feld 2   " Aufbewahrung.Aufbewahrungsfrist"

SetDisposalScheduleDateGI (..., 
        Datum, ...)

muss i.d.R nicht gesetzt werden, da die Vererbung eines Standard-Wertes vom Aktenplan genutzt wird

UpdateFileGI(...,

filearchivetime_offltdeadline,
filelifetime_offltdeadline

UpdateProcedureGI(...,

filearchivetime_offltdeadline,
filelifetime_offltdeadline

 filearchivetime_offltdeadline = Transferfrist (Abb Feld 1)

 filelifetime_offltdeadline = Aufbewahrungsfrist (Abb Feld 2)

 ja

Achtung: hier ist die Reihenfolge zwingend:
(gilt für jedes wiederholte zA Setzen)

1. zA Setzen
   
2. setDisposalObjectsGI

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Sachbearbeiter tritt ein Ereignis auf, welches die Bearbeitung von aktenrelevantem Schriftgut erfordert, zu dem noch kein Vorgang existiert.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan besteht in der E-Akte-Software.
• Der Benutzer hat die Berechtigung, eine Akte zu erstellen.

Ergebnis:

• Die Akte ist angelegt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer betätigt auf seinem Schreibtisch eine der Schaltflächen "+", "Eintrag hinzufügen → Neu" oder "Datei → Neu".
• Er wählt im Dialog "Erzeugen" die Objektklasse "Sachakte" aus und betätigt die Schaltfläche weiter.
• Er wählt im Dialog "Sachakte erzeugen" eine Aktenplaneintrag aus, setzt bei Bedarf die optionalen Parameter und betätigt die Schaltfläche "Weiter".

Szenario Oberfläche Aktenplaneintrag:

• Der Benutzer betätigt in einem Aktenplaneintrag eine der Schaltflächen "+", "Eintrag hinzufügen → Neu" oder "Datei → Neu".
• Er wählt im Dialog "Erzeugen" die Objektklasse "Sachakte" aus und betätigt die Schaltfläche weiter.
• Er setzt im Dialog "Sachakte erzeugen" bei Bedarf die optionalen Parameter und betätigt die Schaltfläche "Weiter".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call CreateFileGI oder
  • REST-Call POST /files auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des  Aktenplan kenn zeichens *
  • Titel
  • Objek t - ID (COO - Adresse) der A kte nführenden  Organisationseinheit
  • Betreff (mehrzeilig)
  • Zugriffsdefinition
  • Zugriffsdefinition für Vorgänge
  • Schlagworte
  • Laufzeitbeginn
  • Laufzeitende

• Die E-Akte antwortet mit CreateFileGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des erzeugten Objekts
  • Objektname  des erzeugten  Objekts

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Benutzer tritt ein Ereignis auf, welches die Bearbeitung von aktenrelevantem Schriftgut erfordert, zu dem noch keine Akte existiert.

Vorbedingung:

• Es ist mindestens eine Vorlage der Klasse Sachakte vorhanden.
• Der Benutzer hat die Berechtigung, eine Akte zu erstellen.

Ergebnis:

• Die Akte ist angelegt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer betätigt auf seinem Schreibtisch eine der Schaltflächen "+", "Eintrag hinzufügen → Neu" oder "Datei → Neu".
• Er wählt im Dialog "Erzeugen" eine Vorlage der Klasse "Sachakte" aus und betätigt die Schaltfläche weiter.
• Er wählt im Dialog "Sachakte erzeugen" eine Aktenplaneintrag aus, setzt bei Bedarf die optionalen Parameter und betätigt die Schaltfläche "Weiter".

Szenario Oberfläche Aktenplaneintrag:

• Der Benutzer betätigt in einem Aktenplaneintrag eine der Schaltflächen "+", "Eintrag hinzufügen → Neu" oder "Datei → Neu".
• Er wählt im Dialog "Erzeugen" eine Vorlage der Klasse "Sachakte" aus und betätigt die Schaltfläche weiter.
• Er setzt im Dialog "Sachakte erzeugen" bei Bedarf die optionalen Parameter und betätigt die Schaltfläche "Weiter".

Szenario Schnittstelle:

Ab MUCS24 W2:

• Das FV ruft den Call
  CreateFileFromTemplateGICreateFileFromTemplateGI
  auf.
• Der Parameter referrednumber wird auf die COO-Adresse des Aktenplaneintrag gesetzt.

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Benutzer tritt der Fall ein, dass die Person einen Aktenplaneintrag sucht, bspw. beim Wunsch nach Anlegen eines neuen Vorgangs.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan mit Einträgen ist vorhanden.
• Der Benutzer hat die erforderlichen Leserechte.

Ergebnis:

• Alle Akten, die den Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

Szenario Oberfläche:

• Der Benutzer klickt auf "Suchen".
• Er wählt die Objektklasse "Sachakte" aus.
• Er klickt auf "Weiter".
• Er gibt Suchkriterien ein.
• Er klickt "Suche starten".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call SearchFileGI auf.
• Parameter Eingabe:
  • Coo - Adresse des  Aktenplankennzeichen
  • Geschäftszeichen
  • Name
  • Betreff
• Die E-Akte antwortet mit SearchFileGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • Auflistung aller Objekte, auf die der  Suchstring zutrifft

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte ein Fachdatum einer Akte ändern.

Vorbedingung:

• Es ist eine Akte vorhanden.
• Der Benutzer hat die Berechtigung, das Fachdatum einer Akte zu ändern.

Ergebnis:

• Das gewünschte Fachdatum wird geändert.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

1. Der Benutzer klickt im Kontextmenü einer Akte auf "Eigenschaften".
2. Er klickt auf "Bearbeiten".
3. Er klickt auf "Fachdaten".
4. Er klickt auf "Fachdaten hinzufügen".
5. Er wählt ein Fachdatum aus.
6. Er gibt einen Wert ein.
7. Er wiederholt optional die Schritte 4 bis 6.
8. Er klickt auf "Weiter".

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte Informationen zur Akte erhalten, z.B. über die enthaltenen Fachdaten oder den Ersteller.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan ist in der E-Akte-Software vorhanden.
• Der Benutzer besitzt die erforderlichen Leserechte.

Ergebnis:

• Die Eigenschaften der Akte werden angezeigt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf den betreffenden Aktenplan.
• Der Benutzer navigiert bis zur betreffenden Akte.
• Linksklick Akte
• Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Oberfläche Aktenpläne:

• Der Benutzer klickt auf das Widget Aktenpläne.
• Der Benutzer navigiert bis zur betreffenden Akte.
• Linksklick Akte
• Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call ReadFileGI oder
  • REST-Call GET /files/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Sachakte*
• Die E-Akte antwortet mit ReadFileGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • Aktenzeichen
  • Obj ekt - ID (COO - Adresse)  des Aktenplan kenn zeichens
  • Objekt-ID (COO-Adresse) der Aktenführenden Organisationseinheit
    
  • Titel 
  • Betreff (mehrzeilig)
  • Zugriffsdefinition für Vorgänge 
  • Vorgänge  (Liste der Vorgänge der Sachakte)
    
  • Schlagworte
  • Zugriffsdefinition
  • Laufzeitbeginn 
  • Laufzeitende 

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte die Fachdaten einer Akte ansehen.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan ist in der E-Akte-Software vorhanden.
• Der Benutzer besitzt die erforderlichen Leserechte.

Ergebnis:

• Die Fachdaten der Akte werden angezeigt.

• Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf den betreffenden Aktenplan.
• Der Benutzer navigiert bis zur betreffenden Akte.
• Rechtsklick auf die Akte.
• Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

• Rechtsklick auf die Akte.
• Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call ReadBusinessDataValueGI auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des  Objektes (Sachakte, Vorgang oder  Dokume nt) *
  • Referenz des Fachdatum*
    
  • Einfache Referenz der Stelle
  • Objekt - ID (COO - Adresse)  des Objekts

• Die E-Akte antwortet mit ReadBusinessDataValueGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Der Wert des übergebenen  F achdatum wird zurückgegeben
  • Fehlermeldung

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte die Eigenschaften einer Akte bearbeiten.

Vorbedingung:

• Es ist eine Akte vorhanden.
• Der Benutzer hat die Berechtigung, Eigenschaften zu bearbeiten.

Ergebnis:

• Die Eigenschaften der Akte sind bearbeitet.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf den betreffenden Aktenplan.
• Er navigiert bis zur betroffenen Akte.
• Rechtsklick auf die betroffene Akte und Linksklick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Oberfläche Aktenpläne:

• Der Benutzer klickt auf das Widget Aktenpläne.
• Auswahl des Aktenplans auf dem Schreibtisch.
• Er navigiert bis zur betroffenen Akte.
• Rechtsklick auf die betroffene Akte und Linksklick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call UpdateFileGI oder
  • REST-Call PUT /files/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der  Sachakte *
  • Titel
  • Betreff
  • Zugriffsdefinition für Vorgänge
  • Schlagworte
  • Laufzeitbeginn
  • Laufzeitende
  • Name des Frist-Komponentenobjekts
  • Aussonderungsart

• Die E-Akte antwortet mit UpdateFileGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des  Objekts
  • Objektname des Objekts

• Details siehe: MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte die Verfahrensdaten einer Akte bearbeiten.

Vorbedingung:

• Eine Akte ist vorhanden.
• Der Benutzer besitzt die erforderlichen Berechtigungen.
• Die Akte basiert auf einer Definition für Verfahren, die mindestens ein Formular mit mindestens einer Eigenschaft beinhaltet.

Ergebnis:

• Die Verfahrensdaten einer Akte sind geändert.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer klickt im Kontextmenü einer Akte auf "Eigenschaften".
• Er klickt auf "Bearbeiten".
• Er klickt auf eines der Formulare aus der Definition für Verfahren.
• Er ändert die gewünschten Eigenschaften.
• Er klickt auf "Weiter".

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte die Sicherheitsoptionen einer Akte ändern.

Vorbedingung:

• Es muss eine Akte vorhanden sein.
• Der Benutzer hat die Berechtigung die Sicherheitsoption einer Akte zu ändern.

Ergebnis:

• Die Sicherheitsoption der Akte wird geändert.

Szenario Oberfläche:

1. Der Benutzer klickt im Kontextmenü einr Akte auf "Eigenschaften".
2. Er klickt auf "Bearbeiten".
3. Er klickt auf "Sicherheit".
4. Er wählt eine Zugriffsdefinition aus.
5. Er wählt einen Benutzer als Eigentümer aus.
6. Er wählt eine Organisationseinheit aus.
7. Er fügt optional Benutzer und/oder Organisationseinheiten als Änderungsberechtigt und/oder Leseberechtigt hinzu.
8. Er klickt auf "Weiter".

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte Vorgänge und Metadaten innerhalb eine Akte einsehen.

Vorbedingung:

• Eine Sachakte mit einem Vorgang ist vorhanden.
• Der Benutzer hat Leserechte in der betreffenden Akte.

Ergebnis:

• Die Vorgänge und Metadaten werden angezeigt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf den betreffenden Aktenplan.
• Der Benutzer navigiert bis zur betreffenden Akte.
• Klick auf den gewünschten Vorgang.
• Rechtsklick bei Vorgang auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften" zeigt weitere Daten an.

Szenario Oberfläche Aktenplaneintrag:

• Der Benutzer navigiert bis zur betreffenden Akte.
• Klick auf den gewünschten Vorgang.
• Rechtsklick bei Vorgang auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften" zeigt weitere Daten an.

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call ReadSubjectAreaFileGIObjects auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Sachakte *
  • Status der darunterliegenden Ob jekte
  • Bearbeitungsstatus der  darunterliegenden Objekte
• Die E-Akte antwortet mit ReadSubjectAreaFileGIObjectsResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
  • Liste der Vorgänge ei ner  Sachakte auslesen
• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call ReadSubjectAreaFileGIObjectsMetaData auf.
• Parameter Eingabe:

• • Objekt - ID (COO - Adresse) der Sachakte *
  • Status der darunterliegenden Ob jekte
  • Bearbeitungsstatus der  darunterliegenden Objekte
• Die E-Akte antwortet mit ReadSubjectAreaFileGIObjectsMetaDataResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
  • Liste der Vorgänge  mit Metadaten einer  Sachakte auslesen

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer hat entschieden, dass eine Akte einem neuen Aktenplaneintrag und/oder einer neuen Organisationseinheit zugeordnet wird.

Vorbedingung:

• Es liegt eine Akte vor.
• Es liegt ein Aktenplaneintrag vor.
• Der Benutzer hat die Berechtigung dazu, eine Akte einem neuen Aktenplaneintrage und/oder einer neuen Organisationseinheit zuzuordnen.
• Der Benutzer hat auf allen Vorgängen in der Akte das Recht, Umschreibungen vorzunehmen.

Ergebnis:

• Die Akte ist einem neuen Aktenplaneintrag und/oder einer neuen Organisationseinheit zugeordnet.

Szenario Oberfläche:

1. Der Benutzer klickt im Kontextmenü einer Akte im Untermenü Unterschriften auf "Umschreiben".
2. Er gibt optional eine Bemerkung ein.
3. Er klickt auf "Umschreiben".
4. Er wählt einen neuen Aktenplaneintrag aus.
5. Er wählt optional eine neue Aktenführende Organisationseinheit aus.
6. Er klickt auf "Weiter".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-CallReAssignObjectGI oder
  • REST-Call PUT /reAssignObject/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte *
  • COO - Adresse der neuen darüb erliegenden Betreffseinheit*
  • COO - Adresse der neuen  Organisationseinheit

• Die E-Akte antwortet mit ReAssignObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage* 
  • Fehlermeldung

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

• Der Parameter objaddress wird auf die COO-Adresse der Akte gesetzt.
• Der Parameter newTarger wird auf die COO-Adresse der neuen Betreffseinheit gesetzt.

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Es wird entschieden, dass eine Akte vorüberegehend nicht bearbeitet werden darf.

Vorbedingung:

• Die Akte ist nicht gesperrt.
• Der Benutzer hat die Berechtigung eine Akte zu sperren.

Ergebnis:

• Die Akte ist gesperrt.

Szenario Oberfläche:

1. Der Benutzer öffnet des Kontextmenü der Akte.
2. Er betätigt im Untermenü Unterschriften die Schaltfläche "Objekt sperren".
3. Im folgenden Dialog trägt er optional eine Bemerkung ein und betätigt die Schaltfläche "Objekt sperren".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call SetSignatureObjectGI oder
  • REST-Call PUT /setSignatureObjects/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte *
  • COO - Adresse der Unterschriftenart (COO.1.1001.1.99868)*
  • Bemerkung zur Unterschrift
• Die E-Akte antwortet mit SetSignatureObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Es wird entschieden, dass eine gesperrte Akte wieder bearbeitet werden darf.

Vorbedingung:

• Die Akte ist gesperrt.
• Der Benutzer hat die Berechtigung, eine Akte zu entsperren.

Ergebnis:

• Die Akte ist entsperrt.

Szenario Oberfläche:

• Der Benutzer öffnet des Kontextmenü der Akte.
• Er betätigt im Untermenü Unterschriften die Schaltfläche "Objekt entsperren".
• Im folgenden Dialog trägt er optional eine Bemerkung ein und betätigt die Schaltfläche "Objekt entsperren".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call SetSignatureObjectGI oder
  • REST-Call PUT /setSignatureObjects/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte *
  • COO - Adresse der Unterschriftenart (COO.1.1001.1.99869)*
  • Bemerkung zur Unterschrift
• Die E-Akte antwortet mit SetSignatureObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Es wird entschieden, dass eine angelegte Akte doch nicht benötigt wird.

Vorbedingung:

• Die Akte enthält keine abgeschlossenen Vorgänge.
• Die Akte enthält keine schlussgezeichneten Dokumente.
• Der Benutzer hat die Berechtigung eine Akte zu stornieren.

Ergebnis:

Szenario Oberfläche:

• Der Benutzer öffnet des Kontextmenü der Akte.
• Er betätigt im Untermenü Unterschriften die Schaltfläche "stornieren".
• Im folgenden Dialog trägt er optional eine Bemerkung ein und betätigt die Schaltfläche "stornieren".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call SetSignatureObjectGI oder
  • REST-Call PUT /setSignatureObjects/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte *
  • COO - Adresse der Unterschriftenart (COO.1.1001.1.6485) * 
  • Bemerkung zur Unterschrift

• Die E-Akte antwortet mit SetSignatureObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Alte Variante:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call CancelObjectGI oder
  • REST-Call PUT /cancelObjects/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des Objekts *
• Die E-Akte antwortet mit CancelObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Es wird entschieden, dass eine stornierte Akte doch benötigt wird.

Vorbedingung:

• Die Akte hat den Status "storniert" und den Bearbeitungsstatus "?".
• Der Benutzer hat die Berechtigung eine Stornierung einer Akte aufzuheben.

Ergebnis:

• Die Akte hat den Status "in Bearbeitung" und den Bearbeitungsstatus "Erstellt".

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer öffnet des Kontextmenü der Akte.
• Er betätigt im Untermenü Unterschriften die Schaltfläche "stornieren aufheben".
• Im folgenden Dialog trägt er optional eine Bemerkung ein und betätigt die Schaltfläche "stornieren aufheben".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call SetSignatureObjectGI oder
  • REST-Call PUT /setSignatureObjects/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte *
  • COO - Adresse der Unterschriftenart (COO.1.1001.1.6542) * 
  • Bemerkung zur Unterschrift

• Die E-Akte antwortet mit SetSignatureObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Das Stadtarchiv möchte eine Vorbewertung für das 2-/4-stufige Aussonderungsverfahren auf Ebene Akte durchführen.

Vorbedingung:

• Auf der darüberliegenden Betreffseinheit ist die Aussonderungsart "B".

Ergebnis:

• Auf der Akte ist dokumentiert, dass die Schriftgutobjekte vorbewertet wurden.
• Als Aussonderungsart der Schriftgutobjekte ist einer der folgenden Werte festgelegt: "A - Archivwürdig"; "V - Vernichten"; "B - Bewerten".

Hauptszenario:

Änderung der Aussonderungsinformationen eines Mandanten

• Das Archiv sucht die vorzubewertenden Akten
• Das Archiv ändert die Aussonderungsinformationen einer oder mehrerer Akten
• Das System vererbt die Aussonderungsart auf darunterliegende Schriftgutobjekte

Regeln für Vererbung:

• EIne Vorbewertung mit "A" oder "V" ist nur möglich, wenn unter der Akte noch keine Schriftgutobjekte liegen, die mit "A" oder "V" bewertet sind.
• Das System vererbt die Aussonderungsart auf darunterliegende Schriftgutobjekte, wenn diese die Aussonderungsart "B" haben. Wenn Aussonderungsart "A" oder "V" ist wird nicht vererbt.
• Es wird auf Schriftgut mit den Statuswerten "in Bearbeitung", "abgeschlossen", "in Aufbewahrung" vererbt.

Bemerkungen:

• Der Anwendungsfall gehört zur zweistufigen Aussonderung. Diese wird erst nach Fertigstellung der vierstufigen Aussonderung konzeptioniert.

Quellen:

Relevante Masken:

Umsetzung:

• Muss mit dem künftigen Arbeitspaket 2-stufige Aussonderung umgesetzt werden.

Technische Forderungen (Vorschlag)

• Das Archiv muss als Struktureinheit abgebildet sein.
• Das Archiv hat Lesezugriff auf die Metadaten von Akten, Vorgängen und Dokumenten, nicht aber auf die Schriftstücke
• Akten müssen um ein Metadatum "vorbewertet" erweitert werden.

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Es tritt ein Ereignis auf, welches die vollständige Löschung einer Akte und aller enthaltener Schriftgutobjekte erfordert.

Vorbedingung:

• Im Mandanten ist das Löschen zugelassen.
• Im Mandanten ist ein Benutzer oder eine Gruppe als Prüfer hinterlegt.
• Der Benutzer gehört zur Organisationseinheit der Akte.
• Die Akte hat den Bearbeitungsstatus "Erstellt" und den Status "in Bearbeitung".

Ergebnis:

• Der Akte ist eine Unterschrift "Löschmarkierung setzen" hinzugefügt.
• Die Akte hat den Bearbeitungsstatus "Löschung beantragt".
• Dem Prüfer des Mandanten ist eine Aktivität "Löschmarkierung bestätigen" zugewiesen.

Empfehlung:

• Die Akte hat die ACL für Schriftgutobjekte in der Löschprüfung

Szenario Oberfläche Kontextmenü:

1. Der Benutzer klickt im Kontextmenü auf "Unterschriften" → "Löschmarkierung setzen"

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call SetSignatureObjectGI oder
  • REST-Call PUT /setSignatureObjects/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte *
  • COO - Adresse der Unterschriftenart (COO.15.1001.1.100624) * 
  • Bemerkung zur Unterschrift

• Die E-Akte antwortet mit SetSignatureObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Bemerkungen:

• Besitzt der Benutzer nicht die notwendigen Änderungsrechte, wird zwar die Unterschrift angeboten, aber beim Versuch diese zu Setzen wird die Fehlermeldung "Ihre Rechte für Objekt "COO.2150..." (Alle Rechte "VS-Berechtigter/-in", Zugriffsrecht "Eigenschaften ändern") reichen nicht aus" angezeigt
• Befinden sich in der Sachakte Vorgänge, welche bereits dem DMS-Archivar zugewiesen wurde, wird die Unterschrift nicht angezeigt.

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Ein AT Job stellt fest, dass bei einer Akte im Status "Abgeschlossen" die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Die Akte hat die ACL für Schriftgutobjekte in Aussonderung.
• Der Status ist "Aussonderungsrelevant".

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Ein Benutzer stellt fest, dass die Bearbeitung einer Akte beendet ist und möchte den Prozess z.A. setzen.

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Die Akte hat den Bearbeitungsstatus "z.A.-verfügt" und den Status "abgeschlossen".
• Die Akte selbst und alle untergeordneten Schriftgutobjekte haben die " ACL für abgeschlossene Schriftgutobjekte " gemäß der eingestellten Zugriffsdefinition.
• Die Akte hat das Symbol für abgeschlossene Schriftgutobjekte.
• Ihre Inhalte können nicht mehr bearbeitet werden.
• Das vorgesehene Transfer- und das Aussonderungsdatum ist auf Basis von Aufbewahrungsfrist, Aussonderungsart berechnet und gesetzt.

Szenario Oberfläche Kontextmenü:

• Der Benutzer öffnet des Kontextmenü der Akte.
• Er betätigt im Untermenü Unterschriften über die Schaltfläche "z.A.". Sind in der Akte noch Vorgänge im Status ungleich z.A. oder storniert, so erscheint die Schaltfläche "z.A." nicht
• Im folgenden Dialog trägt er optional eine Bemerkung ein und betätigt die Schaltfläche "z.A.".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call DepositObjectGI oder
  • REST-Call PUT /depositObjects/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte*

• Die E-Akte antwortet mit DepositObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • Obj ekt - ID (COO - Adresse)  des Objekts
  • Objektname des Objekts
    
    

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

• Der Parameter referrednumber wird auf die COO-Adresse der Akte gesetzt.
• Das System setzt automatisch alle nicht abgeschlosenen Vorgänge der Akte z.A. 
  Das ist ein von der DMS-Oberfläche abweichendes Verhalten.

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Registrator tritt ein Ereignis auf, welches die Bearbeitung einer bereits z.A. verfügten Akte erfordert.

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Die Akte hat den Bearbeitungsstatus "?" und den Status "in Bearbeitung".
• Ihre Inhalte können bearbeitet werden.
• Enddatum vom Transfer- und Aufbewahrungsfrist sind leer.

Szenario Oberfläche Kontextmenü:

1. Der Benutzer öffnet des Kontextmenü der Akte.
2. Er betätigt im Untermenü Unterschriften die Schaltfläche "z.A. aufheben".
3. Im folgenden Dialog trägt er optional eine Bemerkung ein und betätigt die Schaltfläche "z.A. aufheben".

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Ein Benutzer möchte eine Akte als PDF exportieren.

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Die Akteneinsicht ist erstellt.

Szenario Oberfläche:

• Der Benutzer klickt im Kontextmenü einer Akte auf "Akteneinsicht generieren".
• Er klickt auf "Am Schreibtisch ablegen" oder auf "Herunterladen".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call GetPDFOverviewGI auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte*
  • typeoverview (1)

• Die E-Akte antwortet mit GetPDFOverviewGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • overviewaddress
    
    
• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Ein Benutzer möchte eine Akte als PDF exportieren.

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Die Akteneinsicht ist erstellt.

Szenario Oberfläche:

• Der Benutzer klickt im Kontextmenü einer Akte auf "Akteneinsicht ohne Metadatenblätter (alle Objekte)".
• Er klickt auf "Am Schreibtisch ablegen" oder auf "Herunterladen".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call GetPDFOverviewGI auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) der Akte*
  • typeoverview ( 2 )

• Die E-Akte antwortet mit DepositObjectGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • overviewaddress
• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Ein Benutzer möchte eine Akte drucken.

Vorbedingung:

Ergebnis:

• Die Akte ist gedruckt.

Szenario Oberfläche:

1. Der Benutzer klickt in einer Akte auf "Drucken".
2. Er wählt die zu druckenden Elemente aus.
3. Er klickt auf "Weiter".
4. Er wählt den Ausgabeweg aus.
5. Er klickt auf "Weiter".
6. Er klickt auf "Herunterladen" oder auf "Am Schreibtisch ablegen".
7. Er klickt auf "Weiter".

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Benutzer tritt der Fall ein, dass die Person einen Vorgang sucht.

Vorbedingung:

• Ein Aktenplan mit Einträge ist vorhanden.
• Der Benutzer hat die erforderlichen Leserechte.

Ergebnis:

• Alle Vorgänge, die den Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.

Szenario OberflächeStartseite E-Akte-Software:

• Der Benutzer klickt auf "Suchen".
• Er wählt die Objektklasse "Vorgang" aus.
• Er klickt auf "Weiter".
• Er gibt Suchkriterien ein.
• Er klickt "Suche starten".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call "SearchProcedureGI" auf.

• Parameter Eingabe:
  • Coo - Adresse der Akte
  • Geschäftszeichen
  • Name
  • Betreff
• Die E-Akte antwortet mit SearchProcedureGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • Auflistung aller Objekte, auf die der  Suchstring zutrifft

Details siehe: MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte Informationen zum Vorgang erhalten, z.B. über den Ersteller.

Vorbedingung:

• Ein Vorgang ist enthalten.
• Der Benutzer hat die erforderlichen Leserechte.

Ergebnis:

• Die Eigenschaften des Vorgangs werden angezeigt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

1. Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf den Aktenplan.
2. Der Benutzer navigiert bis zum betreffenden Vorgang.
3. Rechtsklick auf Vorgang
4. Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call ReadProcedureGI oder
  • REST-Call GET /procedures/{objaddress} auf.

• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des Vorgangs *
• Die E-Akte antwortet mit ReadProcedureGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Fehlermeldung
  • Vorgangskennzeichen
  • Objekt-ID (COO-Adresse) der zugehörigen Sachakte 
  • Titel 
  • Status
  • Bearbeitungsstatus
  • Objektname der zuständigen OE 
  • Betreff (mehrzeilig)
  • Bemerkung für Prozessverantwortliche/n
  • Objektname der Kostenstelle
  • Art des Vorgangs
  • Schlagworte
  • Auflistung aller Objekte, auf die der Suchstring zutrifft
  • Zugriffsdefinition
  • Laufzeitbeginn 
  • Laufzeitende 

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Sachbearbeiter tritt ein Ereignis auf, welches die Bearbeitung von aktenrelevantem Schriftgut erfordert, zu dem noch kein Vorgang existiert.

Vorbedingung:

• Der Benutzer befindet sich in einer Sachakte, in der er Änderungsrechte hat.
• Die Sachakte befindet sich im Status "in Bearbeitung"

Ergebnis:

• Der Vorgang ist angelegt.
• Nur über die Oberfläche und wenn der Haken "Laufweg erzeugen" gesetzt ist: Es ist ein Laufweg mit einer Aktivität vom Typ "Bearbeitung" oder aus der gewählten Vorlage angelegt, 

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

1. Der Benutzer betätigt auf seinem Schreibtisch eine der Schaltflächen "+", "Eintrag hinzufügen → Neu" oder "Datei → Neu".
2. Er wählt im Dialog "Erzeugen" die Objektklasse "Vorgang" aus
3. Alternativ: Er wählt im Dialog "Vorgang erzeugen" eine Sachakte aus, setzt bei Bedarf die optionalen Parameter
4. Es ist möglich, über den Haken "Laufweg erzeugen" wahlweise einen Laufweg erzeugen zu lassen. 
5. Abschließend betätigt er die Schaltfläche  "Weiter".

Szenario Oberfläche Sachakte:

1. Der Benutzer betätigt in einer Sachakte eine der Schaltflächen "+", "Eintrag hinzufügen → Neu" oder "Datei → Neu".
2. Er wählt im Dialog "Erzeugen" die Objektklasse "Vorgang" aus und betätigt die Schaltfläche weiter.
3. Er setzt im Dialog "Vorgang erzeugen" bei Bedarf die optionalen Parameter und betätigt die Schaltfläche "Weiter".

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Adonis-Link

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Sachbearbeiter tritt ein Ereignis auf, welches die Bearbeitung von aktenrelevantem Schriftgut erfordert, zu dem noch kein Vorgang existiert.

Vorbedingung:

• Der Benutzer befindet sich in einer Sachakte, in der er Änderungsrechte hat.

Ergebnis:

• Der Vorgang ist angelegt.
• Die Elemente aus der Vorlage sind im Vorgang angelegt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

1. Der Benutzer betätigt auf seinem Schreibtisch eine der Schaltflächen "+", "Eintrag hinzufügen → Neu" oder "Datei → Neu".
2. Er wählt im Dialog "Erzeugen" die benötigte Vorgangsvorlage aus und betätigt die Schaltfläche weiter.
3. Er wählt im Dialog "Vorgang erzeugen" eine Sachakte aus, setzt bei Bedarf die optionalen Parameter und betätigt die Schaltfläche "Weiter".

Szenario Oberfläche Sachakte:

1. Der Benutzer betätigt in einer Sachakte eine der Schaltflächen "+", "Eintrag hinzufügen → Neu" oder "Datei → Neu".
2. Er wählt im Dialog "Erzeugen" die benötigte Vorgangsvorlage aus und betätigt die Schaltfläche weiter.
3. Er setzt im Dialog "Vorgang erzeugen" bei Bedarf die optionalen Parameter und betätigt die Schaltfläche "Weiter".

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte die Empfänger eines Vorgangs ansehen.

Vorbedingung:

• Ein Vorgang muss vorhanden sein.
• Der Benutzer muss die notwendigen Leserechte für den Vorgang besitzen. 

Ergebnis:

• Die Empfänger des Vorgangs werden angezeigt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf den Aktenplan.
• Der Benutzer navigiert bis zum betreffenden Vorgang.
• Rechtsklick auf Vorgang.
• Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call GetAddressee auf.

• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des  Vorgangs bzw. des Dokuments *
  • Einfache Referenz der Stelle
  • Objekt-ID (COO-Adresse) des Objekts 
• Die E-Akte antwortet mit GetAddresseeResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung
  • Versandart: Papier, E-Fax, E-Mail, XML-Dokument, Intern
  • Organisationsname
  • Titel
  • Vorname 
  • Nachname
  • Straße
  • Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Land
  • E-Mail-Adresse
  • E-Fax

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Der Benutzer möchte die Fachdaten eines Vorgangs ansehen.

Vorbedingung:

• Ein Vorgang ist vorhanden.
• Der Benutzer besitzt die erforderlichen Leserechte.

Ergebnis:

• Die Eigenschaften der Fachdaten des Vorgangs werden angezeigt.

Szenario Oberfläche Schreibtisch:

• Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf den betreffenden Aktenplan.Der Benutzer klickt auf der Oberfläche Schreibtisch auf den betreffenden Aktenplan.
• Der Benutzer navigiert bis zum betreffenden Vorgang.Der Benutzer navigiert bis zum betreffenden Vorgang.
• Rechtsklick auf den Vorgang.Rechtsklick auf den Vorgang.
• Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

• Rechtsklick auf den Vorgang.Rechtsklick auf den Vorgang.
• Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".Klick auf letzte Auswahlmöglichkeit "Eigenschaften".

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den Call ReadBusinessDataValueGI auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des  Objektes (Sachakte, Vorgang oder  Dokume nt) *
  • Referenz des Fachdatum*
• Die E-Akte antwortet mit ReadBusinessDataValueGIResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage*
  • Der Wert des übergebenen  F achdatum wird zurückgegeben
  • Fehlermeldung

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Sachbearbeiter tritt ein Ereignis auf, welches die Änderung der Eigenschaften eines Vorgangs erfordert.

Vorbedingung:

• Ein Vorgang ist vorhanden.
• Der Benutzer ist Eigentümer oder gehört zur Organisationseinheit des Objekts und besitzt die notwendigen Rechte.

Ergebnis:

• Die Eigenschaften des Vorgangs sind geändert.
• Wenn der Vorgang zuletzt von einem anderen Benutzer geändert wurde ist eine automatische Version erstellt.

Szenario Oberfläche:

Szenario Schnittstelle:

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken:

Kurzbeschreibung:

Akteure:

Auslöser:

• Bei einem Sachbearbeiter tritt ein Ereignis auf, welches die Änderung der Eigenschaften eines Vorgangs erfordert.

Vorbedingung:

• Der Benutzer ist Eigentümer oder gehört zur Organisationseinheit des Objekts und besitzt die notwendigen Berechtigungen.

Ergebnis:

• Der Empfänger ist dem Vorgang hinzugefügt.

Szenario Oberfläche Kontextmenü:

Szenario Schnittstelle:

• Das FV ruft den
  • SOAP-Call AddAddressee oder
  • REST-Call PUT /addAddressees/{objaddress} auf.
• Parameter Eingabe:
  • Objekt - ID (COO - Adresse) des  Vorgangs *
  • Briefdatum des Objektes :
  • Versandart: Papier, E-Fax, E-Mail, XML-Dokument, Intern
  • Organisationsname
  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Straße
  • Hausnummer
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Land
  • E-Mail-Adresse 
  • E-Fax
• Die E-Akte antwortet mit AddAddresseeResponse.
• Parameter Ausgabe:
  • Status der Anfrage *
  • Fehlermeldung

• Details siehe:MUCS Spezifikation DMS-Schnittstelle für Fachanwendungen

Bemerkungen:

Quellen:

Relevante Masken: